天津郁美凈集團(tuán)以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系列化妝品而享譽(yù)全國(guó)，是一個(gè)集化妝品研發(fā)、彩色印刷、 香精香料、設(shè)備制造等于一體的現(xiàn)代化企業(yè)集團(tuán)，也是一個(gè)低碳生態(tài)綠色企業(yè)和完全擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)代企業(yè)。旗下?lián)碛杏裘纼簟⒂魦敕弧h草香妍等自主品牌列入全國(guó)化妝品行 業(yè)十強(qiáng)，取得 300 多項(xiàng)國(guó)家專利，享有中國(guó)馳名商標(biāo)、中國(guó)名牌產(chǎn)品、消費(fèi)者信得過(guò)產(chǎn)品等 榮譽(yù)，并獲得中國(guó)化妝品最具影響力品牌的稱號(hào)。

天津市金郁華商貿(mào)有限公司是郁美凈集團(tuán)旗下全資子公司，全面負(fù)責(zé)郁美凈集團(tuán)生產(chǎn)的 三大品牌化妝品，負(fù)責(zé)面向全國(guó)銷售及出口業(yè)務(wù)。金郁華商貿(mào)有限公司下設(shè)十四家商貿(mào)子公 司，在全國(guó)建立了十二個(gè)辦事處，擁有一支近千人的精干優(yōu)秀的銷售團(tuán)隊(duì)。

診斷問(wèn)題

1、異地辦公管理

金郁華商貿(mào)組織架構(gòu)相對(duì)水平化，人員分散各地，日常辦公無(wú)在線系統(tǒng)支撐，缺乏信息 溝通及共享平臺(tái)。另外，由于大部分業(yè)務(wù)員常年在外，企業(yè)文化傳遞沒(méi)有好的載體，員工缺 乏歸屬感。

2、業(yè)務(wù)員費(fèi)用管理 業(yè)務(wù)員遍及全國(guó)各地，費(fèi)用申請(qǐng)及填報(bào)均通過(guò)紙質(zhì)手工操作、依靠傳真等傳統(tǒng)方式進(jìn)行審批操作。效率、真實(shí)性均無(wú)法保證。

3、核心運(yùn)營(yíng)流程審批 日用化妝品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)極其激烈，各種促銷活動(dòng)，價(jià)格調(diào)整比較頻繁。傳統(tǒng)模式下各地通過(guò)傳真上報(bào)，無(wú)法根據(jù)市場(chǎng)需求快速做出響應(yīng)，周期長(zhǎng)、可追溯性差。金郁華商貿(mào)提出， 不強(qiáng)求將企業(yè)內(nèi)部辦公流程全盤(pán)無(wú)紙化，而是決定采用 80-20 的法則，將制約企業(yè)效率的遠(yuǎn) 程審批、跨業(yè)務(wù)部門審批的核心流程進(jìn)行在線審批。

診斷方案

1、建立集中管控的費(fèi)用管理平臺(tái) 通過(guò)信息化工具，解決目前銷售管理中費(fèi)用申報(bào)不規(guī)范、不及時(shí)、費(fèi)用報(bào)銷周期長(zhǎng)的難題，通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)申報(bào)制度化、審批快速化、準(zhǔn)確化的管理要求。

2、建立統(tǒng)一的信息資源管控平臺(tái) 通過(guò)信息門戶及文檔管理機(jī)制，建立完善的規(guī)章制度和文檔管理流程，規(guī)范內(nèi)部公文、通知、公告的發(fā)布，構(gòu)建高效統(tǒng)一的信息資源管控平臺(tái)。提高查看的及時(shí)性及簡(jiǎn)便性，保證 信息的安全、準(zhǔn)確及可追溯。

3、建立員工自助工作平臺(tái) 滿足各業(yè)務(wù)部、各部門全體人員使用系統(tǒng)在線辦公的需要，形成全員的個(gè)人辦公處理桌面，集個(gè)人待辦工作處理、常用文檔查看、流程快速發(fā)起與一體的自助辦公平臺(tái)。通過(guò) IM工具進(jìn)行公司內(nèi)的即時(shí)信息交流。

應(yīng)用效果

費(fèi)用管理、立項(xiàng)管理更加規(guī)范 審批流程更加規(guī)范化，同時(shí)流程在線審批后，能將流程設(shè)置不合理的環(huán)節(jié)進(jìn)行放大， 進(jìn)而為流程優(yōu)化提供依據(jù)。

立項(xiàng)審批效率極大提高

通過(guò) OA 系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行在線審批，立項(xiàng)效率提高，意味著響應(yīng)市場(chǎng)的能力提高，在激 烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)。

文檔管理更規(guī)范 文檔管理是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)，通過(guò)文檔管理逐步打通企業(yè)內(nèi)部學(xué)習(xí)的壁壘。

內(nèi)部溝通高效、便捷 審批留痕，節(jié)約成本，不再扯皮。